Personuppgiftspolicy – GDPR

Calluna Assistans GDPR-policy

Behandling av personuppgifter

GDPR-policyn tillämpar Calluna Assistans HB (Calluna) org.nr 969716-2775 vid behandling av personuppgifter. Den uppdateras löpande för att följa gällande lag och rätt. Senaste uppdateringen skedde den 18 maj 2018.

Syfte

Calluna värnar om din integritet och behandlar dina personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning General Data Protection Regulation (GDPR) som trädde i kraft den 25 maj 2018.

GDPR-policyn omfattar alla behandlingar där personuppgifter hanteras och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data.

I det följande vill Calluna med denna GDPR-policy visa tydligt och överskådligt hur Calluna hanterar dina personuppgifter.

Begreppsförklaring

Personuppgift: En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.

Registrerad: Den som personuppgiften avser, det vill säga den fysiska personen som direkt eller indirekt kan identifieras genom personuppgifterna i ett register.

Personuppgiftsbehandling: En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter – oberoende av om de utförs automatiserat eller inte – såsom insamling, registrering, organisering och strukturering.

Dataskyddsansvariga

Styrelsen bestående av VD Ulf Ottosson och verksamhetsansvariga Anne-Kristin Ottosson ansvarar för att behandlingen av personuppgifter i Calluna sker i enlighet med GDPR. Ulf och Anne-Kristin Ottosson fastställer årligen att GDPR-policyn uppdateras vid behov.

Callunas jurist Linda Svensson ansvarar för att hålla i processen kring årlig uppdatering av GDPR-policyn till följd av nya och förändrade regelverk.

GDPR-policyn har Callunas styrelseledamöter, VD och medarbetare åtagit sig att följa.

Rättsligt krav

Calluna följer GDPRs principer i sin behandling av personuppgifter som uppställer krav på laglighet, ändamålsbegränsning, uppgiftsminimering, korrekthet, lagringsminimering, integritet och konfidentialitet.

Callunas uppgiftsbehandlingar dokumenteras löpande i behandlingsregistret.

Calluna följer upp och utvärderar behandlingen av personuppgifter minst en gång årligen.

Personuppgiftsbehandling

Calluna behandlar kunders personuppgifter för att kunna uppfylla sina förpliktelser enligt avtal. Calluna sparar endast de personuppgifter som är relevanta för att kunna tillvarata sina kunders rättsliga intresse. När en kund avslutar sitt samarbete med Calluna sparas endast personuppgifter Calluna behöver för att uppfylla sina förpliktelser enligt arbetsrättslig reglering.

Calluna behandlar anställdas personuppgifter för att kunna uppfylla sina förpliktelser som arbetsgivare i enlighet med anställningsavtalet och gällande rätt. Uppgifter för hantering av löner, skatt och sociala avgifter lagras i enlighet med arbetsrättslig reglering och bokföringslagen.

Calluna gallrar bort e-postmeddelanden löpande efter att meddelandet har hanterats, såvida meddelandet inte är relevant att lagra för att Calluna ska kunna uppfylla sina förpliktelser enligt avtal.

Enligt GDPR har du rätt att en gång per kalenderår få besked om vilka personuppgifter som behandlas om dig hos oss oavsett hur dessa samlats in. För det fall du önskar få ut sådan information ska du lämna in en skriftlig begäran till Calluna. Begäran ska skickas in underskriven av dig per post.

Behandling av personuppgifter som kräver samtycke

För att Calluna ska kunna ta emot kontaktuppgifter från anhöriga till anställda krävs samtycke från den anhörige. Samtycket ska lämnas skriftligen och det föreligger alltid rätt att återkalla lämnat samtycke.

Calluna sparar inte personuppgifter som förekommit i samband med anställningsförfaranden.

Incidentrapportering

Eventuella incidenter rörande hanteringen av personuppgifter som Calluna behandlar ska utan dröjsmål rapporteras till löneadministratör Tiina Petersson. Tiina Petersson ska utan onödigt dröjsmål och senast 72 timmar anmäla incidenten till Datainspektionen samt i övrigt vidta nödvändiga åtgärder med anledning av incidenten.

Närhet

– Närhet innebär att du som kund alltid har en personlig kontakt på Calluna Assistans.
– Närhet innebär att vi är lättillgängliga.
– Närhet innebär att vi för assistans i närområdet.

Glädje

– Glädje för brukarna då de känner att verksamheten uppfyller de önskemål och krav som de ställer.
– Glädje för brukarna då de möts med respekt, integritet och att vi alltid har deras bästa i åtanke.
– Glädje för de personliga assistenter som finns i verksamheten, att de trivs på sin arbetsplats, att de får komma till tals, blir hörda och att de känner glädje i att arbeta just med de brukarna som de gör.
– Glädje för verksamhetsledarna för att de vet att de anordnar den bästa tänkbara assistansen för brukarna.
– Glädje för anhöriga därför att brukarna har den bästa möjliga assistansen.

Omtanke

– Omtanke om brukaren som är i centrum.
– Omtanke om assistenterna och de som arbetar tillsammans.
– Omtanke av verksamhetsledaren som har ansvaret att alla trivs.
– Omtanke om brukaren, familj och vänner då vi har ett ansvar att ge bästa möjliga assistans.

Engagemang

– Brukarens möjlighet att påverka genom sitt eget engagemang.
– Assistenternas engagemang för brukarnas bästa och sina arbetsuppgifter.
– Verksamhetsledarnas engagemang i verksamheten, dess utveckling och säkring.